Як організувати свій час: методи та додатки для планування
Інколи наші будні настільки насичені, що дуже важко тримати все у голові. Робота, навчання, домашні справи, сім’я, чоловік, дружина, діти, а ще ж з друзями хочеться побачитись і про себе не забути! Встигати все і не забувати ні про одну зустріч — реально! Віриш? Для цього просто слід навчитися планувати свій час. Здається, тут немає нічого складного. І ми скажемо, що…. воно і справді так :)))) Але важливо це робити систематично та у зручній для себе формі.
Плюс сьогодні розповімо кілька “фішок”, які допоможуть планувати ще ефективніше, а значить і встигати більше ;)
Принципи ефективного планування
- Плануй звечора. Тоді, прокинувшись зранку, ти вже будеш мати чіткий план дій та зможеш розпочати виконувати все по списку.
- Не стрибай вище голови. Не варто планувати надто багато справ на день. Плануй так, щоб це було реально виконати і не заганяти себе у зайвий стрес.
- Розділяй пріоритети. Спершу записуй найважливіші справи і далі переходь до менш пріоритетних. Можна виділяти їх кольором чи ставити поряд зірочку, щоб відразу акцентувати свою увагу.
- Залишай “вільні” години та час на себе. Прийняти ванну, сходити на тренування, масаж, почитати книгу, просто “позаліпати” в інтернеті і так далі. Це насправді дуже важливо. Це перезагрузка, на яку також потрібно виділяти собі час.
Системи планування
Існує безліч систем та способів планування. Нижче розповімо детальніше про найзручніші.
- Матрична система
Суть методу в тому, щоб фіксувати час кожні півгодини. Плануючи день, потрібно створити таблицю, де кожен день буде розбитий на проміжки в 30 хвилин. Наприклад, 9:00 - тренування, 9:30 - душ, 10:00 - сніданок і так далі. Для цього дуже зручно використовувати або звичайну таблицю Excel, або Google календар, або просто листок паперу :) Метод крутий тим, що дозволяє побачити, куди “йде” твій час і хто його “краде”. Плюс з таким чітким плануванням значно легше концентруватися на задачі та не відволікатися.
Моєжна використовувати навіть звичайну таблицю Excel на смартфоні. В уже готовий макет просто вносиш на кожен день чи тиждень. Пріоритетні справи виділяєш “жирним”. Коли задача виконана — виділяєш клітинку яскравим кольором, щоб потім знати, за що себе хвалити :)))
Мінус матричної схеми: потрібно детально розписувати справи та задачі на день, на що може йти від 5 до 10 хвилин.
- Boxing System або просто блокова система планування. Суть у тому, щоб “розбити” свій день на блоки: робота, домашні справи, відпочинок і так далі. Тобто ти не прописуєш кожну справу окремо, а вказуєш лише “поле” діяльності на проміжок часу.
Наприклад, з 10 до 14 у тебе робота і ти точно знаєш, що сюди входить написання статті, оформлення фото контенту і зустріч з колегами. Boxing System дозволяє швидко спланувати день та побачити загальну картину. Який мінус? Можна легко забути за "дрібні" справи, бо вони чітко не прописані у боксах.
- Список. Це найбільш простий спосіб планування: ти просто виписуєш те, що потрібно зробити на день у список.
Мінус у тому, що немає часових рамок. Чесно кажучи, це трохи антидисциплінує :) Здається, що ще купа часу, а потім оп, і 10 вечора! Тому, коли за кожною задачей закріплений свій час — це дає більше дисципліни і послідовності у виконанні.
Де планувати? Папір vs Додатки на смартфоні
Планувати на папері — це старий перевірений спосіб. Записувати все у паперовому блокноті просто і, так сказати, більш “душевно” :)
Мінус у тому, что блокнот не завжди під рукою, на відміну від смартфона, який практично завжди з тобою ;)
Як альтернативу можна використовувати для планування додатки на смартфоні. Найзручніші:
1. Google Keep. Google Keep хороший тим, що тут можна додавати нотатки у різному вигляді. Наприклад, тобі зручно просто “надиктувати” ідею голосовим повідомленням — тут це можна. Так само можна намалювати ескіз і т.д., якщо ти, наприклад, займаєшся пошиттям одягу чи ти графічний дизайнер. В якості нотаток можна використовувати також різні фото та картинки. І, звісно, можна зробити просто текстові нотатки, а також списки з тасками.
У додатку можна “прив’язати” інших користувачів. якщо вони беруть участь у виконанні задачі. Додаток досить простий та зрозумілий, без зайвих “наворотів” :)
2. Trello. Спочатку здається, що додаток дуже заплутаний. І насправді так і є, поки не розберешся :))))
Але тобі сьогодні пощастило і ми зараз розкладемо все по поличкам. По-перше, тут відразу можна розбити свої справи по категоріям. Це зручно, наприклад, коли у тебе є одночасно декілька проектів чи сфер роботи. Для цього створюються спеціальні “Дошки”, які можна називати як зручно, додавати свій колір оформлення і т.д. Далі вже на кожній “дошці” можна створювати свої списки. Тут можна відразу вказати час, а також “прив’язати” до таску другу людину, щоб їй теж прийшло нагадування. Це правда геніально :))) Ще одна фішка у тому, що кожен такс можна “розбити” на чек-лист. Наприклад, на дошці “Домашні справи” можна поставити задачу прибирання на суботу.
3. Стандартний додаток з нагадуваннями на iOS.
Зручний додаток, простий у використанні. Є розділи із задачами на сьогодні, із загальними планами на найближчий час, є окрема категорія найбільш важливих задач “з прапорцем”. Можна просто записувати задачі на день, можна прив’язувати їх до конкретного часу. В останньому випадку смартфон буде нагадувати про цей таск за півгодини до дедлайну. Ось це капець як зручно!
4. Do It Now. Максимально простий додаток, де можна фіксувати задачі по категоріям та папкам. Також можна виставляти конкретний час для виконання задачі, визначати пріоритетність (normal, medium, hight) та розділити задачу на більш детальні суб-таски.
5. Todolist.
Додаток досить непоганий. Проте тут є досить багато обмежень у безкоштовній версії. Наприклад, щоб поставити нагадування потрібно оплатити преміум “пакет”. Якщо тобі потрібно лише записувати таски на день - то тут це легко та просто зробити. Можна “дробити” задачі на менші підзадачі.
Висновок
Якщо ти хочеш встигати більше, то планування — це чудовий спосіб налаштувати свій день максимально продуктивно! Використовуючи зручну для себе схему планування та додатки на смартфоні (або ж звичайний блокнот), ти зможеш наперед організувати усі справи, а тоді послідовно їх виконувати протягом дня;)
Читай також: